COMMENT DEVENIR UNE AGENCE LOCALE D’EXÉCUTION,"ALE"?

I. DEFINITION DU CONCEPT «ALE »

- Une organisation non-gouvernementale (ASBL/ONG nationale ou internationale, confessionnelle ou non confessionnelle), ou
- Une agence de mise en œuvre d’un projet ou d’un programme bilatéral ou multilatéral
- Ou encore une agence du système des Nations Unies, répondant à certains critères de qualification et qui a pour fonctions et responsabilités principales de gérer l'exécution des activités ou sous-projets éligibles au financement du Projet.

II. CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ DES ALE

- Avoir la personnalité juridique permettant l’établissement d’une relation contractuelle avec le FSRDC;
- Pouvoir démontrer, à la satisfaction du FSRDC, son expérience prouvée dans la mobilisation des masses et l’accompagnement des communautés;
- Démontrer sa compétence technique, sa compétence en gestion et en suivi des projets en général et en particulier des projets à caractère communautaire;
Pour les ALE de la composante 2: "Moyens de subsistance et création d'emplois", une expérience préalable de la méthode HIMO notamment dans le domaine de la réhabilitation des pistes rurales et/ou de l’appui aux filières agricoles;
- Posséder une structure et du personnel permanent rémunéré, des locaux et des équipements nécessaires pour la réalisation des missions;
- Avoir une capacité à gérer les passations de marché et à tenir une comptabilité avec des procédures transparentes;
- Avoir été auditée par un auditeur indépendant pour au moins l’un des trois derniers exercices précédant la demande d’agrément auprès du FSRDC.

III. PROCÉDURE D’AGRÉMENT DES ALE

- Lancement par le Fonds social de la RDC d’un avis à manifestation d’intérêts et réception des demandes d’agrément émanant des ONG ou ASBL ou autres institutions éligibles.
- Analyse des candidatures reçues au niveau des antennes (évaluation et visite de terrain) et transmission des dossiers à la Coordination générale (DEP);
- Examen des dossiers par le comité d’agrément présidé par le Coordonnateur général;
- Agrément prononcé par le comité d’agrément des ALE présidé par le Coordonnateur General et ayant comme membres le directeur administratif et financier, le directeur technique et le directeur des Etudes et Programmes.

IV. RÔLES DE DIFFÉRENTES PARTIES DANS LA PROCÉDURE D’ AGRÉMENT

FSRDC

Lancer officiellement un avis à manifestation d’intérêts;
Recevoir les différentes candidatures par la voie indiquée sur l'avis;
Analyser les différentes candidatures en référence à l’avis à manifestation d’intérêts, par le biais des antennes provinciales;
Traiter les dossiers de candidature reçus des antennes avant de les soumettre au comité d’agrément, via la direction des Etudes et Programmes (DEP)..

ANTENNES PROVINCIALES DU FSRDC

Recevoir les différentes candidatures;
Analyser les candidatures;
Procéder à une enquête de terrain afin de se faire une idée sur la candidate Agence Locale d’Exécution;
Procéder à la vérification de la crédibilité/ réputation (image) de l’ONG candidate;
Donner leur avis dans un mémoire d’agrément accompagné du PV de visite des installations.

ALE

Apres son agrément, l’Agence Locale d’Exécution, qui aura préalablement signé une convention MOD (maîtrise d’ouvrage déléguée) avec une communauté, pourra signer avec le Fonds Social un accord de don pour la gestion d’un ou plusieurs sous projets.

TRÈS IMPORTANT

Si l’agrément reste une condition essentielle, il ne garantit aucun contrat.
Dans le cas de la composante 1: "Appui aux communautés", en particulier, le choix d’une ALE pour la gestion de l’exécution d’un sous-projet, relève de la responsabilité des communautés de base initiatrices des sous-projets au travers de leur Comité Local de Développement (CLD/CLPD).
Par contre, pour la composante 2 : « Moyens de subsistance et création d’emplois », le choix d’une ONG pré-qualifiée/agréée pour assurer la gestion d’un sous projet de THIMO urbains sera fait par tirage au sort, à partir du répertoire/liste des ONG pré-qualifiées/Agréées diffusé par la Coordination Générale à l’attention de ses antennes et des partenaires. Le tirage au sort sera organisé conformément à la procédure ad hoc.

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